005 Kosten- en batenanalyse

Projectmanagement © Hogeschool PXL

OLOD: 42TIN1250 Projectmanagement
Opleiding: Professionele bachelor in de Toegepaste informatica
Departement: PXL-Digital
Lectoren: Lowie Vangaal, Jan Castermans

Inleiding

Kosten-batenanalyse klinkt mogelijk als een saaie bedoening, maar wist je dat deze monetaire evaluatiemethode juist handig is bij het kiezen van de voordeligste oplossing voor een probleem?

Stel je voor dat je als productmanager moet beslissen of het de moeite waard is om een nieuw product op de markt te brengen. Door de kosten voor productie en marketing af te wegen tegen de verwachte verkopen, kan je bepalen of het product in het assortiment wordt opgenomen.

Het mooie van deze methode is dat het dient om investeringen ter verbetering van processen te beoordelen. Let wel op. Het meten van onderdelen zoals reputatieverlies en langetermijnstrategie kan nog wel eens lastig zijn.

Zowel in de private als publieke sector wordt gebruik gemaakt van kosten-batenanalyses. Zo kan bijvoorbeeld een gemeente met behulp van deze methode beslissen of vastgoedontwikkeling financieel haalbaar is.

Maar waarom is financieel succes zo belangrijk?

Hoe je het draait of keert, het draait om geld verdienen en binnen budgetten blijven. Elk project moet iets opleveren, zowel in geld als op andere manieren gemeten. Laten we eerlijk zijn: wie wil er nu investeren in iets wat finaal meer kost dan oplevert?

Voorbeeld

Stel je voor: je werkt bij een bedrijf waar het voorraadsysteem nog met pen en papier wordt bijgehouden en het is dringend tijd voor verandering. Er wordt voorgesteld om het systeem te automatiseren, maar is dit een slimme keuze?

Laten we eens kijken naar de kosten- en batenanalyse.

• De ontwikkeling van het nieuwe systeem kost ongeveer €10.000, maar per jaar wordt er €5.000 bespaard.
• Het nieuwe systeem moet wel minstens 5 jaar meegaan om het gevaar van veroudering uit te sluiten.

Hoe bepalen we nu of dit een verantwoorde economische keuze is? En op welke criteria baseren we deze keuze?

We kunnen niet in de toekomst kijken, dus schatten we de toekomstige kosten en baten. Dit brengt altijd een risico met zich mee.

Maar geen zorgen, met een betrouwbare schatting kunnen we toch een verantwoorde economische keuze maken. Zo’n keuze is gebaseerd op verschillende criteria, zoals de verwachte opbrengsten en kosten op lange termijn.

Kosten- en opbrengstenstructuur

Het opzetten van een automatiseringsproject is als het bouwen van een blokhut (je ziet, alles in deze cursus komt terug): je moet eerst investeren in materialen en tijd voordat je kunt genieten van de voordelen. Maar hoe weet je of het de moeite waard is? Dat is waar we onze slimme analisten nodig hebben. Ze gebruiken kost- en opbrengstenstructuren om te bepalen of het oude systeem moet worden vervangen door een nieuw. Het draait allemaal om het vinden van de juiste balans tussen uitgaven en winst.

Kostenstructuur

De kostenstructuur bestaat uit twee kostensoorten:

1. Systeemontwikkelingskosten
2. Werkingskosten

De kosten van systeemontwikkeling (eenmalige kosten, ontwikkelingskosten)

Systeemontwikkeling kan een serieus bedrag kosten, maar gelukkig zijn deze kosten eenmalig. Deze kosten zijn opgedeeld per fase van de levenscyclus van het systeem en worden geschat door de analist. Denk hierbij aan benodigdheden, manuren, apparatuurkosten, hulpmiddelen en advieskosten. Het kan dus nooit kwaad om een controlerende blik te werpen op deze ontwikkelingskosten.

Hieronder vind je een handige controlelijst voor het overzicht:

A. Kosten voor het bouwen van het systeem

Personeel

• Analisten
  • Interviews afnemen
  • Verslagen ontwerpen
  • Documenteren
  • Nadenken
  • Procedures ontwerpen
  • Het systeem testen
  • Inspecties en voortgangsbijeenkomsten bijwonen
  • Operateurs opleiden
  • Administratieve krachten opleiden
  • Advies inwinnen bij gebruikers
  • Advies inwinnen bij programmeurs
  • Leidinggeven aan proefdraaien
  • Leidinggeven aan bestandsconversies
  • Formulieren ontwerpen
  • Formele presentaties geven/bijwonen
• Programmeurs
  • Programma’s schrijven
  • Documenteren
  • Foutloos maken
  • Inspecties en voortgangsbijeenkomsten bijwonen
  • Standaardprogrammatuur op maat maken
  • Advies inwinnen bij analisten
  • Advies inwinnen bij programmeurs
  • Formele presentaties geven/bijwonen
• Operateurs
  • Converteren
  • Opleidingen volgen
  • Assisteren programmeurs
  • Advies inwinnen bij analisten
• Management
  • Leiding geven
  • Advies inwinnen bij analisten
• Administratief personeel
  • Converteren
  • Opleidingen volgen
  • Advies inwinnen bij analisten
• Andere personeelsleden
  • Gegevens invoeren
  • Grafische vormgeving
  • Technische documentatie opstellen

Apparatuur

• Kapitaalinvesteringen
• Nieuwe apparatuur
• Standaardprogrammatuur
• Apparatuur installeren
• Apparatuur testen en foutloos laten werken
• Gebruik van bestaande apparatuur
• Testtijd en tijd voor foutloos maken
• Schijfruimte
• Informatiedragers
• Andere hulpmiddelen
• Bestanden converteren
• Het systeem testen

Materiaal en hulpmiddelen

• Procedures bekendmaken
• Papier, kettingformulieren
• Nieuwe formulieren ontwerpen
• Kopiëren

Vaste kosten

• Ondersteuning door het management
• Ondersteuning van secretariaat
• Verwarming en verlichting

Externe kosten

• Advieskosten
• Specifieke opleidingen

B) Kosten van installeren van het systeem

• Opleiding gebruikers
• Conversiekosten database
• Kosten installatie door de leveranciers (nieuwe hardware, TC-apparatuur, software)
• Kosten schaduwdraaien
• Kosten van de ontwikkelingsgroep

Werkingskosten (Bedrijfskosten, exploitatiekosten)

Herinner je de levenscycli nog van eerder in de cursus? We zijn nu aangekomen bij “gebruik en beheer”. Dit is waar we telkens weer geld nodig hebben voor werkingskosten. Als we een vergelijking zoeken zien we het bouwen van een systeem als het kopen van een huis - je denkt dat je klaar bent met geld uitgeven als het eenmaal gebouwd is, maar dan komen die maandelijkse rekeningen binnen.

Wat zijn die werkingskosten precies? Wel, we hebben operators nodig om het systeem te laten draaien. Administratieve medewerkers gebruiken het systeem dagelijks en programmeurs moeten de software onderhouden en wijzigen. En vergeet niet alle back-ups die gemaakt moeten worden en al het papier dat gebruikt wordt. En alsof dat nog niet genoeg is, hebben we ook nog vaste kosten zoals verwarming, verlichting en administratie.

Hieronder een overzicht waar gewoonlijk al dat geld naartoe gaat.

A. Kosten van hardware

• Aanlogtijd op de computer
• Gebruik van het interne geheugen
• Gebruik van servers
• Lees-schrijfopdrachten
• Gebruik van het externe geheugen
• Gebruik van databases
• Onderhoud

B. Personeelskosten

• Ondersteuning van operateurs
• Ondersteuning van administratieve krachten
• Onderhoud door programmeurs
• Directe ondersteuning door het management

C. Materiaalkosten

• Formulieren
• Papier
• Informatiedragers
• Uitval, afval
• Voorraadkosten

D. Vaste kosten

E. Externe kosten

• Lease-kosten
• Te betalen rente : kosten van het geld
• Kosten van uitbesteding
• Kosten van externe controles

F. Kosten van de storingen

Opbrengstenstructuur

Laten we het hebben over de leuke kant van investeren, de opbrengsten! Een onderneming hoopt natuurlijk iets terug te krijgen van hun investeringen en dit noemen we de baten of opbrengsten. Het doel van elke onderneming is om winst te maken, en dit geldt ook voor automatiseringsprojecten.

Om winst te maken, moeten we eerst kijken naar de opbrengstenstructuur. Opbrengsten zijn simpelweg binnenkomende geldstromen zoals verkoopopbrengsten, terwijl kosten uitgaande geldstromen zijn zoals salarissen en materiaalkosten. De winst wordt berekend door de opbrengsten te verminderen met de kosten.

WINST = OPBRENGSTEN - KOSTEN

Kijken we naar baten dan zien we twee soorten baten: tactische en strategische baten.

Definitie

• Tactische baten zorgen ervoor dat een organisatie dezelfde zaken kan voortzetten tegen lagere kosten. In eenvoudige woorden: besparen.
• Strategische baten daarentegen bieden mogelijkheden om dingen te doen die voorheen niet mogelijk waren met het huidige systeem. Denk aan nieuwe innovatieve projecten die meer winst kunnen opleveren.

Dus, als je ooit investeert in een automatiseringsproject, vergeet dan niet naar de opbrengstenstructuur te kijken en bedenk wat voor soort baten je zou willen zien - tactische of strategische.

Besparingen werkingskosten

Besparen op werkingskosten is net als het vinden van een schat: je moet eerst graven om te weten te komen waar het zich bevindt. Maar in plaats van een kaart en een schep heb je hier een kostenanalyse en een nieuw systeem nodig. Laten we eens kijken naar de formule voor het berekenen van besparingen:

$K=K_o-K_n$

Die berekening vergelijkt de werkingskosten van het oud systeem ($K_o$) met de werkingskosten van het nieuwe systeem ($K_n$).
Besparing kan positief, nul of negatief zijn - net als de reacties op je meme op social media.

Laten we ons nu concentreren op de positieve kant van besparingen. Hier zijn enkele voorbeelden die je kunnen helpen om wat extra te verdienen:

• Personeelsbesparing: Dit betekent niet dat je al je werknemers moet ontslaan, maar het kan betekenen dat je de hoeveelheid administratief personeel terugbrengt.
• Besparing op onderhoudskosten: Geen zin meer in die hoge onderhoudskosten? Misschien wordt het tijd om een nieuw systeem te implementeren dat minder onderhoud vereist.
• Besparing op computeruitrusting: Computers zijn duur! Maar wat als je oude computers vervangt door energiezuinige modellen? Dan kun je geld besparen én goed doen voor het milieu.
• Zakelijke transacties sneller laten verlopen: Tijd is geld, dus waarom zou je kostbare tijd verspillen aan trage zakelijke transacties? Een nieuw systeem kan dit proces versnellen en zorgen voor snellere afhandeling.

Vergeet niet dat deze besparingen in de tijd moeten worden geprojecteerd gedurende de levensduur van het project, dus gebruik een tool als Excel of MS Project om alles bij te houden.

Andere kwantificeerbare opbrengsten

Wat zijn nu voorbeelden van andere kwantificeerbare opbrengsten?

• Laten we beginnen met betere voorraadbeheersing. Dat kan je bijvoorbeeld bereiken door slimmer inkopen te doen. En wat betekent dat? Minder bestelkosten! En minder kosten is meer winst.
• Wat dacht je van een lagere gemiddelde voorraad? Dat betekent minder investeren in voorraad en dus weer meer geld in de pocket.
• En dan hebben we nog een daling van de debiteurenstand. Dat komt erop neer dat klanten sneller hun rekeningen betalen en jij dus niet met onbetaalde facturen blijft zitten.
• Tot slot kunnen automatische marktanalyses ook helpen om verkoopkosten te drukken. Geen menselijke analyse nodig, maar helemaal digitaal.

Maar hoe weet je nu welk systeem beter is: oud of nieuw? Daar hebben we een formule voor:

formule voor opbrengsten

$O=O_n-O_o$

• $O_n$ : de opbrengsten van het nieuwe systeem
• $O_o$ : de opbrengsten van het oude systeem

Moeilijk te kwantificeren opbrengsten

Automatisering is fantastisch, het bespaart ons tijd en geld en maakt ons werk gemakkelijker. Maar er zijn moeilijker te meten voordelen.

Neem bijvoorbeeld de bevriezing van kosten. Dankzij automatisering hoeven we geen extra personeel in te huren of nieuwe apparatuur aan te schaffen, zelfs niet als we meer gegevens moeten verwerken. Dat betekent dat we meer geld overhouden voor belangrijkere zaken, zoals het kopen van een nieuwe koffiemachine voor op kantoor.

En wat dacht je van de actualisering van informatie? Door sneller up-to-date gegevens beschikbaar te hebben, kan het management afwijkingen sneller opmerken en bijsturen. Dat betekent minder stress en meer efficiëntie. En laten we de Operationele Research technieken niet vergeten, zoals Lineaire Programmering en PERT waardoor we slimmer kunnen werken.

Maar hoe meet je deze voordelen als ze niet meetbaar zijn? Misschien moeten we gewoon onze intuïtie volgen en vertrouwen hebben in de verbetering van ons systeem. En terwijl we daarover nadenken, laten we een kopje koffie nemen uit onze nieuwe koffiemachine - bedankt automatisering!

Netto opbrengst

Als het gaat om de netto-opbrengst (Z), komt er meer bij kijken dan alleen maar kosten besparen. Het is een combinatie van besparingen op werkingskosten en andere meeropbrengsten van het nieuwe systeem.

formule voor netto-opbrengst

$Z=(K_o-K_n)+(O_n-O_o)$

Maar hoe schatten we die kosten en opbrengsten? Wel, dat is niet zo simpel als je zou denken.

In eerste instantie moeten we bedenken welke soorten kosten er zijn. En laten we eerlijk zijn, die schattingen zijn behoorlijk vaag (we praten over 50% nauwkeurigheid). Maar naarmate we verder komen in het proces, kunnen we de kosten voor personeel, apparatuur en materiaal apart schatten. Zo kunnen we bijvoorbeeld de kosten voor programmeurs, analist-programmeurs, operateurs en administratief personeel scheiden tijdens het detailontwerp.

Interessant gegeven: slechts een paar systeemcomponenten veroorzaken het leeuwendeel van de kosten. Dat staat bekend als de “80/20-regel”. Tachtig procent van de kosten wordt veroorzaakt door twintig procent van de componenten. Dus als je die paar dure componenten kunt vermijden of verlagen, kun je flink wat geld besparen.

En als laatste tip: historische gegevens van voorgaande projecten kunnen ons helpen bij het schatten van werkingskosten. Begrotingen zijn ook handige bronnen voor informatie over kosten.

Alternatieve uitvoeringen van een kosten- & batenanalyse

Laten we beginnen met een beetje uitleg. Bij zo’n analyse schat je eerst de ontwikkelings- en bedrijfskosten van een systeem, en vervolgens kijk je naar de verwachte opbrengsten. Dit gaat bijvoorbeeld over het eerder aangehaalde implementeren van een nieuw voorraadsysteem voor je bedrijf.

Natuurlijk liggen de baten van zo’n systeem in de toekomst, dus die moeten we omrekenen naar hun actuele waarde. Dit doen we door ze “contant te maken” via de huidige marktrente. Het is dus belangrijk om goed te kunnen voorspellen wat die baten zullen zijn en hoeveel ze waard zijn in het heden.

Dagelijks moet dit voorraadsysteem een overzicht opstellen van de te bestellen artikelen voor de inkoopafdeling. Stel dat de analist in onderling overleg met de gebruiker een raming heeft gemaakt. De analist komt uit op 5 manmaanden werk à €2.000 per maand, wat neerkomt op €10.000 totale ontwikkelingskosten. Vervolgens maak je een overzicht van alle kosten en baten om te bepalen of dit project wel écht de moeite waard is.

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de kosten en baten.

Ontwikkelingskosten

€10.000

Opbrengsten

Jaar	Bedrag
1	€5.000
2	€5.000
3	€5.000
4	€5.000
5	€5.000

Tabel 1 - Kosten en baten van het voorraadsysteem

Investeringen zijn als een spelletje schaken, je moet altijd een paar stappen vooruit denken. Stel je voor dat je volgend jaar €5.000 terugkrijgt, hoeveel zou jij dan nu willen investeren? Het antwoord is niet zo simpel als €5.000 min wat jij wilt verdienen, want geld heeft een tijdswaarde.

Als je die €5.000 volgend jaar al terugkrijgt, dan ben je bereid om meer te investeren dan wanneer je het pas over vijf jaar terugkrijgt. Waarom? Omdat geld minder waard wordt naarmate de tijd verstrijkt en de inflatie toeneemt. Daarom wordt de waarde van geld in de tijd uitgedrukt in rente of interest.

Dus voordat je jouw zuurverdiende centen investeert, moet je rekening houden met de tijdswaarde van geld en beslissen hoeveel het waard is voor jou om te investeren in ruil voor toekomstige winst.

Stel dat we op tijdstip 0 over $P_0$ € beschikken. We beleggen dit kapitaal gedurende 1 jaar aan een interest van i %. Indien we die interest niet afhalen wordt het kapitaal 1 jaar later:

$P_1=P_0+i{P}_0=P_0(1+i)$

Dit kapitaal $P_1$ brengt een interest van i % per jaar op en dus krijgen we na nog eens een jaar,

$P_2=P_1+i{P}_1=P_1(1+i)$

of

$P_2=P_0(1+i{)}^2$

n jaar na tijdstip 0 wordt het kapitaal berekend door:

$P_n=P_0(1+i{)}^n$

Formule van de samengestelde interest

De formule van samengestelde interest is eigenlijk vrij simpel. Het is het bedrag dat je verdient door rente op rente te krijgen. Stel dat je een bepaald bedrag hebt geïnvesteerd en daar een bepaald percentage rente op krijgt. Als je die rente niet uitgeeft, maar laat staan, dan krijg je de volgende periode rente over het totale bedrag (dus inclusief de al ontvangen rente). En zo gaat dat door totdat de investering afloopt.

$P_n=P_o(1+i{)}^n$

P${}_n$ : kapitaal of waarde van de investering na n jaren
P${}_o$ : huidige waarde van de investering ( op tijdstip 0)
i: rentepercentage
n: n-periode

Wanneer we €10.000 voor een periode van 5 jaar tegen 10% uitlenen, dan is de waarde van die €10.000 na vijf jaar opgelopen tot:

$P_5=10000\ast (1+0.10{)}^5=16105$

In Tabel 1 kennen we de investering per jaar. M.a.w. we kennen de contante waarde ervan. Maar wat is nu precies die “Contante waarde”?

Stel je voor dat je een tijdmachine hebt en je reist terug naar het jaar 2000. Je hebt toen €1000 in je zak gestoken. Nu, als je terugkomt naar het heden, is die €1000 niet meer zoveel waard als toen. De tijd heeft ervoor gezorgd dat de waarde van geld is veranderd.

Dat is precies wat de contante waarde is:

Contante waarde

Het huidige bedrag van geld dat in de toekomst zal worden ontvangen of betaald, rekening houdend met de tijdswaarde van geld en inflatie.

Het terugrekenen van toekomstige kosten en baten naar het basisjaar wordt ook wel disconteren genoemd.

Laten we dit illustreren aan de hand van een voorbeeld. Stel je voor dat je over vijf jaar €7000 gaat ontvangen. Op het eerste gezicht lijkt dit veel geld, maar als we rekening houden met inflatie en de tijdswaarde van geld, kan het minder waard zijn dan we denken.

Als we bijvoorbeeld aannemen dat de inflatie 2% per jaar bedraagt en dat we een rendement op onze investering behalen van 5% per jaar, dan kunnen we berekenen wat de contante waarde van die €7000 vijf jaar in de toekomst zou zijn.

We kunnen deze berekening maken met behulp van de formule voor contante waarde, die we afleiden van de formule van de samengestelde interest, die we hier nog even herhalen.

$P_n=P_0(1+i{)}^n$

Uit deze vergelijking halen we P_o en we krijgen

$P_0=\frac{P_n}{(1+i{)}^n}$

In ons voorbeeld krijgen we dus

$\frac{7000}{(1+0.05-0.02{)}^5}=\frac{7000}{(1+0.03{)}^5}=6038$

$\text{Contante waarde}=\frac{\text{Toekomstige waarde}}{(1+\text{rentevoet}{)}^{\text{aantal jaren}}}$

Dit betekent dat als we nu €6340 zouden investeren tegen een rendement van 5% en met een inflatie van 2%, we over vijf jaar een bedrag van €7000 zouden hebben.

Gaan we nu terug naar het oorspronkelijk voorbeeld van ons voorraadsysteem (ontwikkelkosten: €10000, jaarlijkse opbrengsten van €5000 en rentevoet van 10%), dan zien we:

Jaar	Toekomstige waarde	(1+i)n	Contante waarde	Cumulatieve contante waarde
1	€5000	1.10	€4545.45	€-5454.55
2	€5000	1.21	€4132.225	€-1322.31
3	€5000	1.33	€3756.575	€2434.26
4	€5000	1.46	€3415.075	€5849.33
5	€5000	1.61	€3104.60	€8953.93

Tabel 2 - De contante waarde en de cumulatieve waarde van de jaarlijkse baten

In de praktijk kijken we naar het huidige marktpercentage om te bepalen hoeveel geld we contant maken. Als de banken bijvoorbeeld 10% rente betalen op beleggingsbewijzen, dan is dat een goede vergelijkingsbasis. Grote bedrijven kunnen namelijk altijd hun geld tegen dit percentage investeren zonder enig risico te lopen.

Nu is het opzetten van een automatiseringsproject niet zo eenvoudig als het lijkt. Het is eigenlijk best riskant. Als we geen hoger rendement verwachten dan wat de bank ons biedt met hun lage risico, dan is dat waarschijnlijk een betere investering.
 
We zien in Tabel 2 een nieuw begrip: de “Cumulatieve contante waarde”.

Cumulatieve contante waarde (CCW)

Is het totale bedrag van de contante waarde van alle toekomstige kasstromen die worden verwacht te worden ontvangen of betaald gedurende een bepaalde periode. Het wordt berekend door de contante waarde van elke kasstroom te bepalen en deze vervolgens bij elkaar op te tellen. CCW wordt gebruikt om de totale waarde van een investering of een reeks investeringen in de tijd te meten en kan worden gebruikt om te beslissen welke investering het meest rendabel is.

In ons voorbeeld is de Cumulatieve contante waarde na 1 jaar, de oorspronkelijke ontwikkelkosten (€10.000) verminderd met de Contante waarde in jaar 1 (€4545,45) en dat geeft ons €-5454,55

De terugverdientijd

Dit is de periode waarin de cumulatieve baten (contant gemaakt) gelijk zijn aan het oorspronkelijk geïnvesteerde bedrag. De terugverdienperiode is een erg traditionele economische maatstaf, en mag niet de enige informatie zijn waarop we onze beslissing baseren. Gebruiken we deze maatstaf echter in combinatie met andere kengetallen, dan is de betekenis van de terugverdienperiode veel groter, zeker wanneer technische veroudering een rol speelt.

Terugverdientijd (TVT)

De terugverdientijd (TVT) is de tijd die het duurt voor een investering is terugverdiend en zichzelf daarmee heeft uitbetaald

Wanneer we naar tabel 2 kijken, merken we bij de contante waarde dat van de initiële investering na 2 jaar €8.677,675 is teruggewonnen. Dit betekent dat we gedurende het derde jaar nog €1.322,325 moeten terugverdienen. Tijdens dat derde jaar verdienen we €3.756,575 terug.

$\frac{1322.325}{3756.575}=0.352$

Dit zijn 0,352*365 = 128,48 dagen.

De terugverdientijd bedraagt dus 2 jaar en 4 maanden en 8 dagen!

De netto contante waarde

De netto contante waarde (NCW) is het verschil tussen de contante waarde van de inkomende kasstromen en de contante waarde van de uitgaande kasstromen over een bepaalde periode. De contante waarde is de huidige waarde van een toekomstige geldstroom, rekening houdend met een bepaalde discontovoet (vergelijk met rente/interest). De discontovoet is het rendement dat je verwacht te behalen met je investering. Hoe hoger de discontovoet, hoe lager de contante waarde.

De netto contante waarde kunnen we zien als het bedrag dat we extra hadden kunnen verdienen t.o.v. een denkbeeldige, risico-vrije belegging.

Uitgeschreven in symbolen wordt dit:

Formule Netto Contante Waarde

$NCW={\sum }_{n=1}^N\frac{Z_n}{(1+i{)}^n}-C$

• $Z_n$ = Netto-opbrengsten van het project in jaar n
• C = het kapitaal geïnvesteerd op tijdstip 0
• N = de levensduur van het project
• i = de discontovoet.

Voor ons voorbeeld wordt dit €18.953,925 - €10.000 = €8.953,925.

Als de netto-contante-waarde van een project gelijk is aan nul, betekent dit dat de totale contante waarde van de verwachte kasstromen gelijk is aan de totale investering. Dit impliceert dat het rendement op het project gelijk is aan het rendement op een risicovrije investering, zoals bijvoorbeeld een spaarrekening. Het project levert dan geen extra rendement op ten opzichte van een veilige investering en is daarom niet erg aantrekkelijk.

Als de netto-contante-waarde negatief is, betekent dit dat de totale contante waarde van de verwachte kasstromen lager is dan de totale investering. Dit impliceert dat het project waarschijnlijk verliesgevend zal zijn en niet in staat zal zijn om voldoende rendement te genereren om de kosten van de financiering te compenseren. In dit geval is het dus beter om af te zien van het project en te kiezen voor een veiligere beleggingsoptie.

Proberen we de alternatieve investeringsmogelijkheden te vergelijken, dan kunnen we de netto-contante-waarde uitdrukken als percentage van het geïnvesteerde bedrag.

$\frac{8953.925}{10000}=89.54\%$

Interne rentabiliteit

De bedoeling van dit kengetal is een rentepercentage uit te rekenen dat vergelijkbaar is met de marktrente op de beleggingsmarkt.

De interne rentabiliteit (IRR) is het percentage dat ervoor zorgt dat de NCW van een project nul wordt. Het is dus het rendement dat je daadwerkelijk behaalt met je investering als alle cashflows worden herbelegd tegen dit percentage.

Formule interne rentabiliteit

$O=NCW={\sum }_{n=1}^N\frac{Z_n}{(1+IRR{)}^n}-C$

• $Z_n$ = Netto-opbrengsten van het project in jaar n
• C = het kapitaal geïnvesteerd op tijdstip 0
• N = de levensduur van het project
• IRR = de discontovoet.
  @cfi_2022

Rangschikken we de termen, dan krijgen we :

$\frac{Z_1}{(1+IRR)}+\frac{Z_1}{(1+IRR{)}^2}+\frac{Z_1}{(1+IRR{)}^3}+\frac{Z_1}{(1+IRR{)}^4}+\frac{Z_1}{(1+IRR{)}^5}–C=0$

$\frac{5000}{(1.41{)}^1}+\frac{5000}{(1.41{)}^2}+\frac{5000}{(1.41{)}^3}+\frac{5000}{(1.41{)}^4}+\frac{5000}{(1.41{)}^5}–10000=0$

Dit is een polynoom. De meeste elektronische werkbladen bevatten een IRR-functie waarmee de gebruiker zeer snel de interne rendabiliteit kan berekenen.

Met dit voorbeeld bedraagt de interne rendabiliteit 41 % met de IRR-functie van Excel.

Kritiek op de terugverdientijdmethode

De belangrijkste tekortkoming van de terugverdientijdmethode is dat er geen rekening wordt gehouden met de rentabiliteit van investeringen. De terugverdientijd zegt op zichzelf niets over het feit hoe rendabel een investering is, hij geeft alleen aan hoe snel de uitgaven voor een investering zijn terugverdiend (ofwel hoe snel een negatief cumulatief kassaldo omslaat in een positief kassaldo). De methode houdt geen rekening met de omvang van inkomsten die daarna (na de terugverdientijd) nog binnenkomen.

De terugverdientijd wordt vaak gehanteerd als een indicator van risico: hoe langer de terugverdientijd, hoe meer risico. Kasstromen zijn immers vaak moeilijk te voorspellen, en hoe verder weg in de toekomst de voorspelde kasstroom, des te onzekerder die voorspelling is. Een korte terugverdientijd geeft dan iets meer zekerheid dat de investering zich ook daadwerkelijk terugverdient.

De primaire methode voor het beoordelen van investeringen blijft de netto contante waarde of het interne rendement van een investeringsvoorstel. De terugverdientijd kan echter een nuttige aanvulling zijn op deze twee methoden als indicator van risico. Indien de berekende terugverdientijd kleiner is dan een door de organisatie gehanteerde normwaarde, is de betreffende investering voor de organisatie acceptabel.

Ondersteunende Video’s

Een uitgewerkt voorbeeld

Electroshop N.V. wil de administratie van het hoofdfiliaal volledig automatiseren.

Tijdens de definitiestudie heeft de analist de kosten en baten van het nieuwe geautomatiseerde systeem in kaart gebracht.

Er zijn aanpassingen nodig, zoals krachtigere servers en extra terminals.

Er is nog een keuze tussen het aanschaffen van softwarepakketten of het volledig zelf ontwikkelen van een systeem. Zelf ontwikkelen vermindert de afhankelijkheid van externe partijen, maar brengt hogere kosten met zich mee. Hoewel het project groot is, is het vergelijkbaar met veel andere IT-projecten. De geschatte levensduur van het systeem is 5 jaar.

Totale kosten per categorie voor het project:

• Kosten systeemontwikkeling €6.250
• Apparatuur €7.750
• Softwarelicenties €575 per jaar
• Onderhoud hard-/software €356 per jaar
• Kosten helpdesk €275 per jaar

Personeelskosten van het oude systeem voor de administratie : €13.750 per jaar, jaarlijkse kost overuren €100.

Personeelskosten voor het nieuwe systeem worden geschat op :

• jaar 1: €7.500
• jaar 2: €6.250
• jaar 3: €5.500
• jaar 4: €5.500
• jaar 5: €5.500

De overuren voor het nieuwe systeem worden geraamd als volgt:

• 1ste jaar ongewijzigd
• €60 in het 2de jaar
• €35 in het 3de jaar
• €20 in het 4de en 5de jaar

Berekende opbrengsten:

Lagere voorraadkosten

• €15 in het 1^e jaar
• €25 in het 2^e jaar
• €30 in het 3^e en de volgende jaren

Rente debiteuren

• €15 in het 1^ste jaar
• €30 in het 2^de jaar
• €50 voor de volgende jaren

Het project start in januari 2025 en moet in december 2029 afgewerkt zijn.

Gevraagd

Evalueer het project aan de hand van een project-calculatieformulier en gebruik de kengetallen: netto-contante-waarde (NCW) en terugverdientijd (TVT) De huidige marktrente bedraagt 8%.

We gaan nu alles in het zogenaamde project-calculatieformulier invullen.

Eerste rangschikken we alle eenmalige kosten :

• kosten van systeemontwikkeling
• apparatuur.

Dit totaal wordt ingevuld bij Totaal Eenmalige kosten.

Vervolgens kijken we naar de werkingskosten van het oude en nieuwe systeem.

Voor het oude systeem hebben we de kostensoorten:

• Personeelskosten
• Overuren

Voor het nieuwe systeem hebben we de kostensoorten:

• Personeelskosten
• Softwarelicenties
• Onderhoud hard-/software
• Kosten helpdesk
• Overuren.

Om de besparingen van het nieuwe systeem te berekenen, trekken we de kosten van het oude systeem af van die van het nieuwe. Dit bedrag noteren we als ‘Totaal Besparingen’.

Daarnaast zijn er indirecte opbrengsten, zoals:

• Lagere voorraadkosten
• Rente op debiteuren

Deze worden opgeteld onder ‘Totaal Andere Opbrengsten’.

Samen vormen de besparingen en andere opbrengsten de ‘Totaal Opbrengsten’.

We kunnen deze bedragen actualiseren, met uitzondering van het beginjaar, om de cumulatieve geactualiseerde baten te berekenen. Door aan het begin de initiële investeringskosten (eenmalige kosten) af te trekken, krijgen we aan het einde de netto contante waarde (NCW). Omdat de NCW positief is, blijkt het project een rendabele investering te zijn.

Project Calculatieformulier	2025	2026	2027	2028	2029
EENMALIGE KOSTEN
Systeemontwikkeling	€6.250
Apparatuur	€7.750
TOTAAL EENMALIGE KOSTEN	€14.000
EXPLOITATIE OUDE SYSTEEM
Totaal personeelskosten	€13.750	€13.750	€13.750	€13.750	€13.750
Overuren	€100	€100	€100	€100	€100
TOTALE WERKINGSKOSTEN OS	€13.850	€13.850	€13.850	€13.850	€13.850
EXPLOITATIE NIEUWE SYSTEEM
Personeelskosten	€7.500	€6.250	€5.500	€5.500	€5.500
Softwarelicenties	€575	€575	€575	€575	€575
Onderhoud hard-/software	€356	€356	€356	€356	€356
Kosten helpdesk	€275	€275	€275	€275	€275
Overuren	€100	€60	€35	€20	€20
TOTALE WERKINGSKOSTEN NS	€8.806	€7.516	€6.741	€6.726	€6.726
TOTALE BESPARINGEN	€5.044	€6.334	€7.109	€7.124	€7.124
ANDERE OPBRENGSTEN
Lagere voorraadkosten	€15	€25	€30	€30	€30
Rente debiteuren	€15	€30	€50	€50	€50
TOTAAL ANDERE OPBRENGSTEN	€30	€55	€80	€80	€80
TOTAAL OPBRENGSTEN	€5.074	€6.389	€7.189	€7.204	€7.204
Actualisering opbrengsten
- €14.000	€5.074	€5.916	€6.163	€5.719	€5.295
NETTO CONTANTE WAARDE	€- 8.926	€-3.010	€3.153	€8.872	€14.167

Opgaven Kosten- & batenanalyse

Opgave 1

Een bedrijf wil zijn processen automatiseren.

Hiervoor schaft het bedrijf twee werkstations aan en neemt het een abonnement via een aanbieder van Cloud-diensten.

Deze aanpak heeft de volgende financiële gevolgen:

Verwachte kosten

• abonnementskosten voor Cloud computing: €25.000 voor het eerste, tweede en derde jaar, €27.500 in het vierde jaar en €32.500 vanaf jaar 5.
• kosten voor software-implementatie : €37.500
• twee werkstations : €13.750
• abonnementskosten Internet : €1.750 voor het eerste jaar, en de volgende jaren elk €2.125
• kosten voor gegevensmigratie en implementatie : €6.250
• netwerkapparatuur : €1.875
• kosten voor training, consultancy en licenties : €3.750

Verwachte baten

• besparing personeelskosten: €8.750 in het eerste jaar, €20.000 in het tweede, €22.500, €27.500 en €35.000 in de volgende jaren
• andere meetbare opbrengsten: €30.000 voor het eerste jaar, €31.250 voor het tweede, €27.500, €37.500 en €55.000 voor de volgende jaren.

Gevraagd

Evalueer het automatiseringsproject met de geschatte kosten en baten.
De huidige marktrente bedraagt 4 %.

Opgave 2

Drukkerij Plantijn wil haar salarisbetalingen automatiseren. Momenteel verzorgt een sociaal secretariaat de salarisberekeningen en betalingen. Wekelijks geeft de drukkerij de gewerkte uren van haar 100 werknemers door aan dit secretariaat.

Het sociaal secretariaat rekent €3 per betaling, en de salarissen worden wekelijks via de bank overgemaakt.

Een analist heeft een definitiestudie uitgevoerd voor een eigen salarissysteem en schat de volgende kosten:

• De kosten voor de definitiestudie en het basisontwerp bedragen €7.000.
• Daarnaast zijn er schattingen gemaakt voor de benodigde programma’s voor het detailontwerp:

gegevensinvoer	€625
salarissen	€4.000
eindejaarverwerking	€625
personeelsadministratie	€1.000
bestandsontwerp	€500
formulierenontwerp	€750

• De volgende kosten worden geschat voor de programmering en de implementatie van het systeem:

gegevensinvoer	€500
salarissenberekening	€4.000
eindejaarberekening	€625
personeelsadministratie	€1.000
opleidingskosten	€1.000
bestandscreatie	€750

De drukkerij beschikt al over een uitgebreid computersysteem. Voor de salarisadministratie dient men enkel een laptop en een router aan te schaffen.

Kostprijs

• Laptop : €750
• Router : €312

De jaarlijkse kosten voor onderhoud worden geschat op €1250.

De bijkomende arbeid en benodigde materiaal wordt maandelijks op €75 gerekend.

Andere meetbare meeropbrengsten worden niet in rekening gebracht.

Evalueer het project met de geschatte kosten en baten en vul het project-calculatie-formulier in.

Gevraagd:

• Is het investeringsproject economisch rendabel wanneer intresten op eenzelfde termijn 8% opbrengen ?
• Illustreer je antwoord aan de hand van 2 rentabiliteitskentallen

Opgave 3

Hoewel het fuseren van gemeenten vele voordelen heeft gehad, heeft het ook nieuwe problemen met zich meegebracht voor de resterende gemeentebesturen. De fusiegemeente Leopoldsburg-Heppen ondervindt ook de gevolgen van deze hervormingen in haar dagelijkse werking. De administratieve taken kunnen niet meer uitgevoerd worden met het huidige personeelsbestand omdat zij niet de benodigde capaciteiten hebben.

Het gemeentebestuur heeft, bewust van deze situatie, als eerste keuze : blijven werken met het huidige personeelsbestand. Dit is zeker een verbetering vanuit het perspectief van werkgelegenheid, maar besef dat de centrale overheid niet bereid is in dergelijke werkwijze toe te stemmen en bovendien werkt de organisatie niet efficiënt.

Er is een tweede optie, namelijk het uitbreiden van de computerconfiguratie. De berichten uit gemeenten die deze stap al hebben gezet, zijn overwegend positief, maar toch heeft men er een beetje angst voor, alleen al voor het bijkomende werk in het begin en de daaruit voortvloeiende reorganisaties. Deze beslissing is afhankelijk van het resultaat van een rentabiliteitsstudie waarvoor de volgende cijfers beschikbaar zijn:

Jaarlijkse besparingen :

• Brutoloonkosten (door afslanking personeel) €52.500
• Snellere en betere inning van de gemeentebelasting €7.500

De staat subsidieert de gemeenten die automatiseren. Dit bedrag wordt in functie gesteld van het aantal inwoners. Voor Leopoldsburg-Heppen zou deze jaarlijkse subsidie €2.250 bedragen.

De éénmalige ontwikkelingskosten voor de automatisatie bedragen:

• Systeemanalyse en –ontwikkeling €32.500
• Aankoopprijs hardware €65.000
• Aankoopprijs software €20.000

De jaarlijkse werkingskosten bedragen :

• Onderhoud hardware en software €6.500
• Datatransmissiekosten €19.500

Indien voor de uitbreiding van het computersysteem geopteerd wordt dient men het geld te lenen bij de bank tegen een intrestvoet van 3,50 %. Dit tarief wordt dan ook als actualiseringsvoet aangehouden voor een periode van 5 jaar. Dit is zowel uit boekhoudkundig standpunt (=afschrijvingen) als omwille van de snelle evolutie in de informaticabranche een aanvaardbare termijn.

Geef het gemeentebestuur een gemotiveerd antwoord op de volgende vragen :

• Welke van beide alternatieven (personeel behoudt of uitbreiding computerconfiguratie) is het goedkoopst?
• Zijn er eventueel nog andere factoren die hierbij een rol kunnen spelen?
• Wat is de terugverdientijd bij uitbreiding van het computersysteem?

Bibliografie

• @cfi_2022: ‘Internal Rate of Return (IRR)’ - CFI,(2022) https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/finance/internal-rate-return-irr/