003 Extra oefeningen Projectmanagement

Projectmanagement © Hogeschool PXL

OLOD: 42TIN1250 Projectmanagement
Opleiding: Professionele bachelor in de Toegepaste informatica
Departement: PXL-Digital
Lectoren: Lowie Vangaal, Jan Castermans

Proloog

Quote

“Maar deze keer gaan we het ècht goed aanpakken.”
— John Hammond

In een fastfoodrestaurant van McDonald’s zit John Hammond, de CEO van InGen, aan een tafel te dineren. Er zitten ook een paleontoloog, dr. Alan Grant, een consultant, Ian Malcolm, de programmeur Dennis Nedry, en de hoofdingenieur Ray Arnold. Ze smeden een ambitieus plan: ze willen een nieuw attractiepark bouwen en dinosauriërs tot leven brengen en aan mensen tonen. Ze zijn ervan overtuigd dat met de juiste marketing en veiligheidsmaatregelen, alles op het eiland soepel zal verlopen.

Om de opening van het park goed te organiseren, werken ze eerst een planning uit op een dienblad in de Mc Donalds.

Quote

“Wat kan er fout gaan?”
— Dennis Nedry

Chapter 1: A new PERT-o-saurus

Terwijl Alan en Ian nog nagenieten van een McFlurry werken Dennis, Ray en John alvast aan een PERT-planning om de doorlooptijd en het kritische pad te berekenen van het nieuwe park.

Alle drie schatten ze per taak in hoelang een taak zal duren. John droomt van snel succes en schat de volledige ontwikkeling zeer optimistisch in (T_o). Dennis heeft al slechte ervaringen uit zijn eerste Jurassic Park en maakt eerder pessimistische inschattingen (T_p). Ray is de meest ervaren persoon in het team en schat alle activiteiten in als een goede gemiddelde inschatting (T_l).

Gebruik de formule uit de cursus om de T_e (expected time) te berekenen per taak, behalve bij taak I (Veiligheid park testen) die twee weken duurt.

activiteit	beschrijving	voorafgaand	John	Ray	Dennis
A	Analyse van het park	/	3	5	7
B	Onderzoek naar dino’s	A	3	9	15
C	CRISPR DNA	A	3	12	18
D	Ontwikkel website	A	8	16	24
E	Incubeer dino’s	B,C	10	16	22
F	Bouw infrastructuur eiland	B	10	20	30
G	Release dino’s in het park	E	3	4	5
H	Verkoop tickets	D,F	5	5	5
I	Veiligheid park testen	H

Opmerkingen

• ingeschatte duur in weken
• De totale inschatte duur van activiteit I bedraagt 2 weken. Je dient de formule in deze activiteit niet toe te passen.

Opdracht

• Bereken de T_e per taak door de formule toe te passen uit de cursus.
• Teken het netwerk en duidt het kritieke pad aan.
• Vermeld in het netwerk de nummers van de activiteiten T_E en T_L bij elk knooppunt.

Chapter 2: The T-rex strikes back

Eenmaal terug aangekomen op Isla Sorna kan John aan de echte planning beginnen van zijn nieuwe eiland. De overige teamleden verkennen ondertussen het eiland en gaan op zoek naar opportuniteiten.
John opent zijn MS Project Professional 2021 en voert nu de gegevens uit de bespreking in detail op.

Projectgegevens

Hij noemt het project “Digisaurus” en wijzigt de startdatum van het project naar maandag 3 februari 2025. Op deze dag starten de activiteiten.

Resources & kalender

In het resourceblad neemt hij enkel zijn eigen team in rekening. Materiaal en andere kosten pakt hij niet op in deze fase van de planning.

John Hammond werkt aan een standaard tarief van €100/uur. Ian Malcolm aan €80/uur, Dennis Nedry aan €60/u, Ray Arnold aan €80/uur en Alan Grant aan €50/uur.

Aan elk van deze resources koppelt hij een nieuwe basis/base kalender= “Dinosaur power”.
De werkdagen starten om 08:00 en eindigen om 17:30, met dagelijks 90 minuten pauze tussen 12:00 en 13:30.

De maand juli is vakantie voor iedereen. Deze vakantie plan je in onder de kalender ‘Dinosaur power’.

• Dennis neemt bijkomend verlof op 4 augustus 2025.
• Ray neemt bijkomend verlof op 8 augustus 2025.

Als overzichtstaak start hij met de concrete uitwerking van de Analysefase:

De eerste taak in deze fase is “het plan van aanpak” uitwerken. Deze taak van het type vaste duur, duurt 10 dagen en alle 5 de teamleden zullen hier aan deelnemen. Zodra het PvA klaar is, start Ray aan de “risicoanalyse”, een taak van 10 dagen. Hij zal John Hammond vragen om hem te helpen bij deze taak zodat deze in de helft van de tijd klaar is. Dennis start op hetzelfde moment al met de “technische analyse van het park”. Een taak die hij inschat met een duur van 15 dagen.

Na de analysefase, volgt de Dinofase:

Ray zal 45 dagen spenderen aan het “onderzoek naar dino’s in het park”. Zodra Ray klaar is met dit onderzoek, werken John en Alan gedurende een vaste periode van 100 dagen aan de “bouw infrastructuur eiland”. Dennis wacht niet op Ray, John en Alan. Zodra de dinofase start, zal hij “Crisperen DNA” van de dino’s. Een taak van 60 dagen in totaal die hij alleen uitvoert. Zodra Ray klaar is met het onderzoek van de dino’s in het park en Dennis klaar is met het “Crisperen DNA”, start Ray met het “incuberen van dino-eitjes”. Een taak van 80 dagen. Vervolgens op deze taak, kunnen Dennis en Ray de komende 20 dagen “Dino’s releasen op het eiland”.

In de laatste fase: ontwikkeling website fase voert Ian 3 taken opeenvolgend uit:

Als eerste start hij de “analyse van de nieuwe website”. Een taak van 20 dagen, onmiddellijk na de volledige analysefase. Vervolgens zal hij nog 45 dagen “Coderen aan de website” en “Testen van de website”, nog een laatste taak van 15 dagen.

Twee taken dienen nog uitgevoerd te worden:

• John zal over een periode van 25 dagen “Tickets verkopen”. Deze taak kan pas beginnen zodra de dinofase en ontwikkeling website fase zijn afgesloten.
• Vervolgens zullen Dennis en Ray samen gedurende 2 dagen de “Veiligheid vh park testen”.

De opdracht

• Teken de Gantt-chart in MS-Project.
• Voorzie duidelijk de taken, subtaken, milestones met hun duur en volgorde
• Duid het kritieke pad aan
• Ken de taken toe
• Stel de baseline in over het hele project
• Update het project zodat je de status toont zoals ze is op 1 januari 2026
• Maak een notitie bij de laatste mijlpaal met volgende gegevens:

“Te weinig tijd en zekerheid of er voldoende stroom staat op de schrikdraad. We bekijken dit volgend jaar wel!”

Extra stappen

Wijzig de duur van ‘Tickets verkopen’ van 25 dagen naar 50 dagen.
Wijzig de duur van ‘Veiligheid park testen’ van 2 dagen naar 27 dagen.

• Open de vergelijkende Gantt diagram
  • Voeg volgende kolommen toe:
    • Afwijking van einddatum (finish date variance)
    • % voltooid (% complete)
    • Vlag10 (Flag10)
  • Hernoem kolom Vlag10 naar ‘High Priority task’
    • Indien het % voltooid werk kleiner of gelijk aan 20% bedraagt, dien je in deze kolom een rode vlag te tonen.
  • Stel een voortgangslijn (“progressline”) in op de projectstatus datum.

Nog meer extra stappen

• Open de Teamplanner View en zoek waar Ian de taak “Testen van de website” uitvoert. Is het mogelijk dat Dennis dit een paar dagen eerder uitvoert?
• Extern consulent Ellie Sattler wil graag een tijdlijnoverzicht van enkel de taken “Onderzoek Dino’s”, “Coderen website”, “Testen van de website” en “Dino’s releasen”. Zoek uit hoe je dit kan doen.
• Voeg een nieuwe kolom toe, die toont hoe lang in dagen vanaf de huidige dag (Vandaag) het nog duurt eer de taak afgerond is.
• Maak een rapport waarin duidelijk te zien is hoeveel elke werknemer kost voor het hele project
• Tijdens het project merk je dat “Dino’s releasen” niet 20, maar 100 dagen gaat duren. Wat gebeurt er indien je dat aanpast en toon hoe je dit kan oplossen?

Chapter 3: Return of the velociraptor

Dit is geen MS Project oefening!

Enkel mogelijk na de leerstof kosten-batenanalyse

Ian heeft twijfels over de veiligheid van het park, maar wie heeft nu tijd voor kwaliteit en veiligheid in het park? Ray, Dennis en Dennis willen zo snel mogelijk beginnen, want als het park bezoekers aantrekt, komt het geld pas binnen. Het kweken van dinosauriërs kost veel geld. Wanneer het geld in het laadje binnenstroomt, kunnen zij nog upgrades uitvoeren van het park en de verbetering van het stroomnet.

John zal dus een kosten-batenanalyse uitvoeren voordat hij het geld aan dit glorieuze project gaat besteden. Hij wil binnen 5 jaar uit de kosten zijn.

De huidige marktrente bedraagt ‘2,2%’.

Hij schat enkele kosten in als volgende:

De eenmalige kosten bedragen:

Ontwikkelingskosten: de totale som die je kan aflezen uit je eigen MS Project statistieken:

Jaarlijkse kosten van het oude systeem:

• / (Niet van toepassing. Dit project is geheel nieuw en de kosten van het oude systeem bestaan in dit geval niet.)

Jaarlijkse kosten van het nieuwe systeem:

• Onderhoud van het park: €200.000
• Onkosten CRISPR onderzoek: €150.000
• Medicatie dinosaurussen: €125.000
• Transportkosten: €75.000
• Reclame en marketingkosten: €25.000

Gemiddelde jaarlijks verwachte omzet:

• Inkomsten bezoekers:
  • In het eerste jaar: €1.100.250
  • Vanaf het tweede jaar telkens een stijging van 10% t.o.v. het vorige jaar.
• Inkomsten subsidies:
  • In het eerste en tweede jaar: €100.000
  • In het derde en vierde jaar: €85.000
  • In het vijfde jaar: €75.000

Een alternatieve analyse door Ian Malcolm

Ian heeft outsourcing gebruikt om een kosten- en batenanalyse uit te voeren, maar hij vertrouwt het zaakje niet zo. Hij stelt de volgende kosten vast, in samenwerking met een team van auditeurs.

• De ontwikkelingskosten: De kosten voor de ontwikkeling van het park werden zwaar onderschat en worden drie keer hoger ingeschat dan de oorspronkelijke schatting.
• Onderhoud van het park: Deze stijgen met de helft t.o.v.de originele inschattingen van John.
• Onkosten CRISPR: Deze kosten worden 6x hoger ingeschat dan John had verwacht.
• De overige inschattingen lijken te kloppen, behalve in het vijfde jaar krijgt het park geen subsidies meer.
• De rente voor deze lening stijgt naar 4,65%.

De opdracht

Werk de analyses uit in het Excel-blad voor de kosten-batenanalyse.

Bereken de terugverdientijd (TVT) en de interne rentabiliteit van het project (IR) voor de analyse van John en Ian.

Motiveer het resultaat van je uitwerking in een lege cel onder je uitwerking:

Is het raadzaam om het project van de bouw van een park uit te voeren. Wanneer ben je uit de kosten? Wat is de rentabiliteit van het project volgens John, en Ian? Of kun je beter je geld in een ander project steken, vergeleken met de huidige rente op de bank?

Chapter 4: The Diplodocus Menace

Ian heeft enkele mock-up’s ontworpen voor de nieuwe website. Voordat hij deze website kan ontwikkelen, zal hij een product backlog moeten opstellen. Deze backlog kan hij later gebruiken om de website op een Agile wijze te ontwikkelen.

De opdracht

• Werk op basis van de screenshot in de opgave 5 user stories uit die je in een product backlog kan verwerken.
• Let er op dat de 5 user stories SMART gedefinieerd zijn.

Je hoeft geen storypoints of prioriteiten toe te kennen aan de stories.
Fit criteria en extra informatie is niet nodig. Enkel de beschrijving van de stories zijn voldoende.

• De opdracht mag je uitwerking in een Word-document of een ander tekstbestand.